Chủ Hàng Nên Phối Hợp Với Đơn Vị Làm Thủ Tục Hải Quan Như Thế Nào Cho Hiệu Quả?

August 10 2021
Chủ Hàng Nên Phối Hợp Với Đơn Vị Làm Thủ Tục Hải Quan Như Thế Nào Cho Hiệu Quả?

Bạn hiện đang là chủ doanh nghiệp và mong muốn được xuất khẩu hàng của mình ra thị trường quốc tế? Bạn cần nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam nhưng lại không biết nên bắt đầu từ đâu? Nếu vậy, việc thuê ngoài một dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục hải quan sẽ phần nào giúp hàng hóa của bạn được thông quan dễ dàng hơn. Ngoài ra, nếu bạn muốn tự mình làm thủ tục hải quan thì hãy đọc bài viết hướng dẫn các bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu nhé!

Trên thực tế, tùy vào từng phương thức vận chuyển mà sẽ có những công việc cần làm khác nhau. Trong phạm vi bài viết dưới đây, Advantage Logistics sẽ chỉ hướng dẫn cho chủ hàng chi tiết các bước để giúp phối hợp một cách hiệu quả với bên cung cấp dịch vụ hải quan khi lần đầu nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển về Việt Nam, cụ thể là ở bước 5 bên dưới. Để hiểu tổng quan hơn, bạn có thể đọc trước bài viết thủ tục nhập khẩu hàng hóa rồi sang đọc tiếp bài này nhé!

1. Xác định loại hình khi nhập khẩu hàng hóa

2. Xác định hàng có thuộc danh mục cấm nhập hay cần phải xin giấy phép không?

3. Ký hợp đồng ngoại thương với đầu nước ngoài

4. Vận chuyển hàng hóa quốc tế

5. Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu

6. Chuyển hàng về kho

1. Một số việc mà chủ hàng nên phối hợp hiệu quả với đơn vị làm thủ tục hải quan

Bước 1: Chuẩn bị sẵn sàng chữ ký số

Bước này có thể bỏ qua nếu bạn đã có chữ ký số và đã khai báo hải quan từ trước. Bạn có thể sử dụng tiếp chữ ký số đó để làm tờ khai hải quan cho các lô hàng sắp tới.

Còn nếu chưa có, bạn có thể đăng ký mua chữ ký số từ các nhà cung cấp lớn như VNPT, Viettel, Thái Sơn,…Sau khi mua, bạn phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử được. Bạn nên nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp luôn vì họ thường làm nhanh và miễn phí bởi nếu bạn tự làm thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Còn nếu doanh nghiệp bạn thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan thì bạn cũng có thể nhờ họ làm.

Nếu chữ ký số đã hết hạn, bạn chỉ cần gia hạn lại. Sau đó cập nhật số seri lên Tổng cục hải quan. Tuy nhiên, sau 1 ngày thì bạn mới có thể tiếp tục truyền tờ khai hải quan được.

Khi bạn tự đăng ký chữ ký số thì nên chú ý là phải đăng ký 2 lần (cùng của Tổng cục Hải quan) là:

        • Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để có thể truyền số container, số seal, C/O,… Làm xong sau vài tiếng hệ thống sẽ cập nhật.
        • Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS để truyền được tờ khai, nhưng thường là phải đợi đến hôm sau mới dùng chức năng này được.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể tham khảo qua Hướng dẫn sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử trên website của Tổng cục hải quan (tuy nhiên sẽ tốn nhiều thời gian hơn).

Sau khi đăng ký xong, bạn cần tải về phần mềm khai báo hải quan VNACCS để khai và truyền tờ khai hải quan

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số

Bước 2: Gửi sớm file chứng từ cho đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan

Bạn có thể gửi bản scan hoặc file nháp cho bên đơn vị dịch vụ. Sau đó nhờ họ check trước xem đã ổn chưa và có cần bổ sung thêm thông tin gì không.

Nếu là lần đầu chuẩn bị chứng từ, bạn nên cố gắng sắp xếp gửi file sớm để phòng khi phát hiện thấy sai sót có thể chỉnh sửa và bổ sung kịp thời. Cần tránh đến khi cán bộ hải quan xem xét hồ sơ mới phát hiện ra sai sót và lại phải mất thêm thời gian để chỉnh sửa, bổ sung thậm chí còn phát sinh thêm chi phí sửa chữa.

quy trình làm thủ tục hải quan

Bước 3: Phối hợp với đơn vị dịch vụ để lên tờ khai hải quan nháp 

Sau khi đã cung cấp đủ chứng từ, bên đơn vị làm dịch vụ hải quan sẽ giúp chủ hàng khai nháp tờ khai trên phần mềm.

Trong bước này, việc cần làm của chủ hàng là cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng. Từ đó, bên dịch vụ mới hiểu rõ để áp mã HS và lên tờ khai được chính xác hơn.

Có nhiều chủ hàng thường giao hết cho bên dịch vụ để họ tự lên tờ khai. Như vậy khá là rủi ro do chủ hàng mới là người hiểu rõ nhất về hàng hóa của mình. Bên dịch vụ chỉ thường căn cứ vào chứng từ và các thông tin được cung cấp để lên tờ khai thôi, trong đó có áp mã HS và mô tả hàng hóa. Chủ hàng nên là người kiểm tra và quyết định tờ khai nháp có chính xác hay chưa.

Bước 4: Truyền tờ khai hải quan chính thức

Sau khi lên tờ khai xong, bên dịch vụ sẽ gửi lại bạn tờ khai nháp. Cần phải đảm bảo các thông tin được khai báo trên tờ khai nháp là chính xác hoàn toàn. Có thể tờ khai khá là khó đọc đối với những người chưa có kinh nghiệm. Tuy nhiên, chủ hàng cần phải làm quen với điều này. Nếu có chỗ nào chưa rõ có thể hỏi lại bên dịch vụ để được giải đáp.

Nếu bên dịch vụ cần hỗ trợ thêm thông tin gì thì bạn nên cung cấp nhanh chóng để đảm bảo tối đa thời gian làm thủ tục hải quan.

Ở bước này, sự phối hợp giữa 2 bên là rất quan trọng. Qua đó, bạn cũng sẽ thấy được phần nào mức độ chỉnh chu, cẩn thận và chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty cung cấp dịch vụ. Nếu bên nào mà nhận chứng từ rồi lên và gửi tờ khai nháp mà không có hỏi han hay giải thích gì thêm, thì cũng đừng nên đánh giá vội là họ giỏi. Bởi cũng có thể là họ không cẩn thận, nhanh nhưng sai sót.

Đối với dịch vụ làm thủ tục hải quan của Advantage Logistics, chúng tôi thường sẽ tìm hiểu rất chi tiết về hàng hóa khi lên tờ khai. Nếu thấy thiếu thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ với khách hàng để bổ sung sớm. Còn nếu thông tin chưa rõ, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để hỏi lại một cách chi tiết nhất.

Kiểm tra và hoàn thành tờ khai hải quan chính thức

Sau khi đã đã hoàn tất và ok với tờ khai nháp, sẽ tiến hành lên tờ khai chính thức để đăng ký với Tổng cục hải quan. Có 2 cách sử dụng chữ ký số để khai báo hải quan:

      • Cách 1: Sử dụng phần mềm để ký từ xa:

Cụ thể là bạn hoặc đơn vị dịch vụ sẽ cài thêm phần mềm và thiết lập các thông số cần thiết. Khi phía dịch vụ trình ký, bạn chỉ cần mở phần mềm lên và duyệt ký tờ khai. Bạn có thể nhờ bên đơn vị dịch vụ hướng dẫn chi tiết hơn nhé!

      • Cách 2: Gửi chữ ký số cho đơn vị dịch vụ:

Có nghĩa là bạn sẽ gửi chữ ký số cùng với bộ chứng từ cho bên dịch vụ hỗ trợ. Họ sẽ dùng chữ ký số của bạn để cắm vào máy tính họ và tiến hành truyền tờ khai thay bạn. Vì thế bạn cũng không cần duyệt ký gì cả.

Bước 5: Gửi bộ hồ sơ chứng từ giấy hoàn chỉnh cho đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan

Bạn có thể hoán đổi trình tự của bước 4 và bước 5 tùy trường hợp. Có nghĩa là, khi bạn đã có đầy đủ hồ sơ thì có thể gửi luôn cho bên đơn vị dịch vụ mà không cần đợi đến khi có tờ khai. Bộ hồ sơ này để đơn vị dịch vụ làm thủ tục tại chi cục hải quan.

Một số chứng từ cơ bản cần có

Tùy theo từng lô hàng cụ thể (loại hình tờ khai, xuất khẩu hay nhập khẩu, phương thức vận chuyển, tính chất của hàng hóa,…) mà các loại chứng từ bạn cung cấp có thể khác nhau. Ví dụ, đối với lô hàng nhập khẩu bằng container đường biển, thì bộ chứng từ sẽ thường gồm những loại sau:

      • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
      • Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
      • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
      • Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
      • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (Certificate of Origin)
      • Một số loại chứng từ khác có liên quan,…

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Một số lưu ý

      • Trong bộ hồ sơ chứng từ, không cần thiết phải nộp Hợp đồng ngoại thương và Phiếu đóng gói hàng hóa. Tuy nhiên, bạn nên chủ động gửi cho đơn vị dịch vụ để họ dễ dàng giải thích với cán bộ hải quan khi cần thiết.
      • Đối với hàng nhập khẩu có Vận đơn gốc, bạn cần phải gửi đến công ty dịch vụ để họ nộp cho hãng tàu khi lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
      • Đối với hàng nhập khẩu theo điều kiện ExWork hoặc FOB, chủ hàng cần phải gửi thêm bản sao hóa đơn cước vận chuyển quốc tế.
      • Ngoài ra, trong bước này, bạn cũng có thể gửi chữ ký số cho đơn vị dịch vụ.

Thông thường, công ty dịch vụ sẽ liên hệ lại với bạn ngay nếu họ cần thêm thông tin về hồ sơ và cần hướng dẫn chi tiết cho chủ hàng.

Bước 6: Phối hợp với đơn vị dịch vụ để thông quan tờ khai

Sau khi đơn vị dịch vụ truyền tờ khai và nhận được bộ chứng từ giấy từ bạn, họ sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại chi cục hải quan. Tùy theo kết quả phân luồng của tờ khai mà họ sẽ tiến hành các nghiệp vụ cần thiết:

      • Luồng xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm thủ tục là xong.
      • Luồng vàng: hải quan sẽ kiểm tra lại bộ hồ sơ giấy. Nếu có gì nghi vấn thì sẽ yêu cầu giải thích. Tuy nhiên, nếu giải thích mà vẫn bị nghi ngờ gian lận (điều này thường ít khi xảy ra) thì có thể bị hải quan chuyển sang luồng đỏ để trực tiếp kiểm tra hàng hóa. Thông thường, với hồ sơ thiếu hoặc sai sót thông tin, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung lại. Trong trường hợp có lỗi sai nghiêm trọng thì có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
      • Luồng đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy giống như luồng vàng. Khi thấy hồ sơ hợp lệ, họ sẽ chuyển tiếp sang bộ phận kiểm hóa.Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, nếu cán bộ phát hiện điều bất thường trong khai báo. Chẳng hạn như thừa, thiếu hoặc không đúng loại hàng,… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì cần giải quyết thì sẽ cho thông quan lô hàng.

Trong bước này, chủ hàng cần liên hệ với bên đơn vị dịch vụ để cung cấp thêm thông tin theo yêu cầu của hải quan. Có thể phải truyền sửa tờ khai bằng chữ ký số, nếu cần. Tất nhiên, bên dịch vụ sẽ hướng dẫn cụ thể. Bên cạnh đó, bạn cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế sau khi truyền tờ khai.

Dịch vụ thủ tục hải quan

Với hàng xuất khẩu, thường sẽ không mất thuế xuất khẩu. Trừ một số loại hàng liên quan đến tài nguyên thiên nhiên.

Với hàng nhập khẩu, thuế gồm 2 loại chính như sau:

      • Thuế nhập khẩu, thuế VAT: Đây là 2 loại thường xuyên gặp nhất.
      • Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế môi trường: 2 loại này thì ít gặp hơn. Thông thường chỉ dành cho một số mặt hàng đặc biệt thôi.

Cách nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT

Sau khi có tờ khai chính thức, bạn có thể chuyển tiền cho đơn vị dịch vụ và nhờ họ nộp thay. Trong trường hợp bạn muốn tự nộp thì có thể nhờ bên dịch vụ hướng dẫn các thủ tục nộp thuế.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Biểu thuế xuất nhập khẩu 2021 tại đây.

Khi bạn tới Ngân hàng để nộp thuế, cần hỏi kĩ kế toán của công ty về Mã chương (đa số là 754) và Mã tiểu mục (Thuế Nhập khẩu – 1901; Thuế GTGT – 1702), để nộp không bị sai. Nên hỏi trực tiếp kế toán nội bộ, chứ đừng hỏi bên dịch vụ, vì đây là thông tin của chính công ty bạn, tương tự như mã số thuế.

Bạn cần cẩn thận kiểm tra từng chi tiết để đảm bảo chính xác. Vì nếu có bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến lô hàng không được thông quan. Và bạn cần phải làm thủ tục điều chỉnh thuế rất tốn công sức và phí thời gian. Nếu đơn vị dịch vụ bạn thuê đủ uy tín và tin cậy thì nên nhờ họ nộp cho nhanh và ít bị sai sót.

thuế nhập khẩu và thuế VAT

Thông quan và lấy hàng

Sau khi bạn nộp thuế và tờ khai được thông quan, đơn vị dịch vụ sẽ hoàn tất thủ tục ở bộ phận hải quan giám sát tại cảng là xong. Hàng nhập thì sẽ được lấy hàng về, còn hàng xuất thì được chờ xếp lên tàu. Vậy là các bước thủ tục cũng đã xong xuôi từ khi chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ cho đến khi hoàn tất thông quan.

2. Dịch vụ thủ tục hải quan của Advantage Logistics

Việc làm thủ tục hải quan lần đầu có thể hơi rắc rối tại nó gồm nhiều bước phức tạp,… Tuy nhiên làm dần bạn cũng sẽ quen thôi. Bài viết trên đây chắc hẳn phần nào đã giúp các bạn hiểu được những công việc cần thiết để phối hợp với bên đơn vị dịch vụ sao cho hiệu quả rồi.

Nếu bạn cần một bên cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan để có thể hỗ trợ cho bạn một cách nhiệt tình, thành thạo và nhanh chóng thì có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhé!

Advantage Logistics tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói chất lượng và chuyên nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh cho các doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu trong khu vực và các tỉnh lân cận. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp để làm thủ tục và xin các loại giấy tờ kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm tra vệ sinh ATTP, kiểm tra an toàn chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới,… Cũng như làm báo cáo quyết toán tờ khai hải quan loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu.

Ngoài ra chúng tôi cũng có thể xin C/O tất cả các loại, khai thuê hải quanlàm thủ tục hải quan tất cả các loại hình với mức chi phí tối ưu, và rủi ro tối thiểu trong quá trình thực hiện.

Vậy nên đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi ngay từ bây giờ để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất có thể bạn nhé!

>> Thông tin liên hệ:

🏢 Địa chỉ: Lầu 7, tòa nhà WMC, 102ABC Cống Quỳnh, phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam

📧 Email: nicky@advantage.vn /win@advantage.vn

✏ Hotline (cell/ zalo/ viber): 0909 054 866 (Mr.Quyền) / 0938 732 380 (Mr.Thắng)

🌐 Webhttps://advantage.vn

>> Nhận báo giá các dịch vụ của Advantage Logistics tại đây: 

>> Có thể bạn quan tâm: 

Write a Reply or Comment

Contact Me on Zalo