XNK đang là ngành nghề khá mới mẻ và hấp dẫn ở Việt Nam. Đặc biệt là mới đây, Việt Nam vừa tham gia một loạt các hiệp định quốc tế như EU, AEC, TTP,…
Hãy cùng Advantage tìm hiểu về các bộ phận quan trọng trong công ty XNK nhé!
I. CÔNG TY XUẤT KHẨU
1. BỘ PHẬN SALES QUỐC TẾ (SALES XK)
Vị trí này có thể nói là yêu cầu cao nhất trong tất cả các vị trí làm việc tại doanh nghiệp mảng XNK -Logistics. Yêu cầu phải nắm tổng hợp mọi kĩ năng cả về ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, hiểu về nghiệp vụ ngoại thương (thanh toán, giao nhận, chứng từ, hải quan…).
Các công việc mà bộ phận này phải làm là:
-
-
- Tìm kiếm thông tin KH quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh… Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và quyết định thu nhập của sales.
- Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty một cách hiệu quả nhất.
- Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước và dịch vụ các tuyến.
- Giao dịch, đàm phán với KH nhằm bán được hàng. Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với KH tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc KH cũ, mở rộng và tiếp cận KH mới.
- Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder.
- Thông quan hải quan, nộp thuế, làm chứng từ, yêu cầu KH trả tiền và cung cấp cho kế toán, hoàn thuế…
- Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc KH và nhận phản hồi chất lượng
-
2. BỘ PHẬN CHỨNG TỪ (DOCUMENTATIONS – DOCS)
Rất ít công ty XK tuyển riêng nhân viên chứng từ, thường thì chỉ có tại các công ty lớn, còn ở các công ty nhỏ thì Sales kiêm luôn tự làm chứng từ.
Các công việc mà bộ phận này phải làm là:
-
-
- Hỗ trợ sales làm chứng từ như Sales Contract, PI, kiểm tra L/C, lên kế hoạch book tàu và khai hải quan/nộp thuế thông quan
- Làm bộ chứng từ yêu cầu trả tiền từ KH để gửi Sales theo phương thức T/T hay LC, DP…
- Hỗ trợ việc hoàn thiện chứng từ lưu trữ, các chứng từ cần thiết khác và làm việc theo yêu cầu lãnh đạo.
-
II. CÔNG TY NHẬP KHẨU
1. THU MUA (PURCHASER)
Bộ phận này phụ trách lo đầu vào cho công ty NK. Nhân viên thuộc bộ phận thu mua (Purchaser) thường có các nhiệm vụ như sau:
-
-
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (supplier/vendor) nước ngoài/trong nước phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động NK của công ty.
- Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên.
- Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp nước ngoài/nội địa.
- Kết hợp với bộ phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng.
- Tham gia hỗ trợ/trực tiếp thực hiện việc thông quan hàng hóa và vận chuyển hàng nhập kho…
-
2. CHỨNG TỪ (DOCUMENTATION STAFF – DOCS)
Thường các công ty NK quy mô nhỏ thì Purchaser kiêm luôn nhiệm vụ của Docs (gọi chung là phòng XNK), tuy nhiên một số công ty lớn (như trong các tập đoàn, hay công ty khu công nghiệp, khu chế xuất) có thể tách riêng ra bộ phận Chứng từ-Docs với các nhiệm vụ:
-
-
- Kiểm tra bộ chứng từ NK lô hàng. Lên kế hoạch truyền hải quan, nộp thuế và phối hợp với forwarder thông quan lô hàng.
- Làm việc với forwarder để sắp xếp việc giải phóng hàng, điều xe nội địa giao hàng về kho (trucking)
- Theo dõi tiến độ hàng nhập và hỗ trợ sales nội địa lên công nợ, hóa đơn nội địa, kế hoạch để yêu cầu KH trả tiền. Hỗ trợ bộ phận kế toán trong nghiệp vụ, chứng từ.
-
Lưu ý: Không gọi là Sales NK bởi vì sales trong công ty NK là bán hàng nội địa sau khi hàng đã được nhập về.
Ngoài những bộ phận chính nêu trên thì các công ty XNK còn có bộ phận Thanh toán quốc tế, bộ phận Kế Toán – Tài Chính.
3. NHÂN VIÊN THANH TOÁN QUỐC TẾ (BANK)
Bộ phận này thường có ở những công ty lớn có phòng thanh toán quốc tế.
Đây là bộ phận vừa liên quan tới nghiệp vụ ngân hàng, lại vừa cần có kiến thức về XNK-Logistics. Các nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp trong vấn đề thanh toán quốc tế (mở L/C, chuyển T/T, mở D/P, kiểm tra chứng từ…) và tài trợ tín dụng thương mại.
