Nhập khẩu hàng hóa lần đầu luôn là một “bài toán” không dễ đối với nhiều doanh nghiệp. Từ việc xây dựng quy trình, chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện các thủ tục liên quan, mọi khâu đều có thể gây lúng túng nếu bạn chưa có kinh nghiệm.
Nếu bạn vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu và cần làm gì để nhập khẩu đúng quy định thì đừng quá lo lắng. Advantage Logistics sẽ đồng hành cùng bạn, hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình nhập khẩu ngay trong bài viết dưới đây!
Giai đoạn 1: Nền tảng pháp lý và phân loại hàng hóa
Đây là giai đoạn mang tính nền tảng, quyết định tính hợp pháp của lô hàng và là cơ sở để triển khai toàn bộ các bước nghiệp vụ tiếp theo.
Việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng (Purchasing) và bộ phận pháp chế đóng vai trò then chốt, nhằm đảm bảo hàng hóa được xác định đúng bản chất, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
I. Thẩm định quyền nhập khẩu và thiết lập hệ thống khai báo
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại Việt Nam đều có quyền thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, quyền này không áp dụng đối với các mặt hàng nằm trong danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu (ví dụ: vũ khí, hóa chất độc hại, phế liệu không đạt tiêu chuẩn…).
Đáng lưu ý, ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải là yếu tố hạn chế quyền nhập khẩu, miễn là hàng hóa phục vụ cho mục đích kinh doanh hoặc sản xuất hợp pháp của doanh nghiệp.
Bên cạnh yếu tố pháp lý, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo quá trình khai báo diễn ra thuận lợi:
-
- Chữ ký số (Token): Đảm bảo còn hiệu lực và hoạt động ổn định để phục vụ việc khai báo điện tử.
- Đăng ký tài khoản VNACCS/VCIS: Doanh nghiệp cần đăng ký thông tin người sử dụng trên hệ thống một cửa quốc gia và hệ thống thông quan điện tử của Tổng cục Hải quan. Thời gian xét duyệt thường từ 1–3 ngày làm việc, vì vậy nên thực hiện sớm để tránh chậm trễ khi hàng về.
II. Xác định Mã HS (HS Code) – Yếu tố then chốt về Thuế và Pháp lý
Mã HS (Harmonized System Code) được xem là “ngôn ngữ chung” trong thương mại quốc tế, dùng để phân loại hàng hóa. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, việc xác định sai mã HS là một trong những lỗi phổ biến nhất — và cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng.
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến hai yếu tố quan trọng của lô hàng:
-
- Chính sách quản lý hàng hóa: Xác định hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không, có cần xin giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra điều kiện trước khi thông quan hay không.
- Nghĩa vụ thuế: Bao gồm thuế nhập khẩu (thuế suất thông thường, ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt), thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, cũng như các biện pháp phòng vệ thương mại như thuế chống bán phá giá hoặc chống trợ cấp.
Khuyến nghị chuyên môn: Việc áp mã HS cần tuân thủ chặt chẽ 6 quy tắc phân loại hàng hóa theo hướng dẫn của WCO. Đối với những mặt hàng có cấu tạo phức tạp hoặc khó xác định, doanh nghiệp nên tra cứu từ các cơ sở dữ liệu chính thống của hải quan hoặc thực hiện thủ tục xác định trước mã số (Advance Ruling) với Tổng cục Hải quan trước khi ký kết hợp đồng, nhằm hạn chế rủi ro về thuế và pháp lý.
III. Rà soát yêu cầu Kiểm tra chuyên ngành
Một trong những “vướng mắc” phổ biến khiến hàng hóa bị lưu bãi kéo dài là doanh nghiệp chưa xác định được liệu lô hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không. Trên thực tế, tùy theo tính chất sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục xin giấy phép hoặc chứng nhận từ các Bộ, ngành liên quan trước khi thông quan.
Một số cơ quan quản lý chuyên ngành thường gặp gồm:
-
- Bộ Y tế: Công bố mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, thực phẩm chức năng.
- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Kiểm dịch động vật, thực vật, thức ăn chăn nuôi.
- Bộ Khoa học và Công nghệ: Kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy đối với thiết bị điện, điện tử.
- Bộ Thông tin và Truyền thông: Cấp phép nhập khẩu đối với thiết bị viễn thông, phát sóng.
Để chủ động trong khâu xử lý, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, bảng thành phần và các chứng từ liên quan (COA, MSDS…). Đây là cơ sở quan trọng để thực hiện công bố hợp quy hoặc xin giấy phép trước khi hàng hóa được vận chuyển, giúp hạn chế tối đa rủi ro phát sinh khi hàng đến cảng.
Giai đoạn 2: Quản trị tài chính và dự toán chi phí nhập khẩu (Landed Cost)
Dưới góc độ tài chính – kế toán, việc tính toán chính xác tổng chi phí hàng nhập (Landed Cost) là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, biên lợi nhuận và kế hoạch dòng tiền của doanh nghiệp.
Cần lưu ý rằng, chi phí nhập khẩu không chỉ dừng lại ở giá trị trên hóa đơn (Invoice Value), mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí liên quan khác trong suốt quá trình vận chuyển và thông quan.
IV. Lập bảng dự toán chi phí toàn diện
Để kiểm soát hiệu quả chi phí và đảm bảo lợi nhuận, doanh nghiệp cần xây dựng một bảng dự toán đầy đủ cho lô hàng nhập khẩu. Một bảng tính chuẩn thường bao gồm các hạng mục sau:
-
- Trị giá hàng hóa (FOB/EXW): Giá trị thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài theo điều kiện thương mại đã thỏa thuận.
- Chi phí vận tải quốc tế (International Freight): Bao gồm cước vận chuyển đường biển (Ocean Freight) hoặc đường hàng không (Air Freight), cùng với phí bảo hiểm hàng hóa (Marine Insurance) nếu có.
- Nghĩa vụ thuế: Gồm toàn bộ các loại thuế phát sinh tại khâu nhập khẩu. Lưu ý, thuế VAT hàng nhập khẩu có thể được khấu trừ đầu vào nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ theo quy định.
- Phí địa phương tại cảng (Local Charges): Bao gồm các khoản như phí xếp dỡ (THC), phí lệnh giao hàng (D/O), phí vệ sinh container, phí cân bằng container (CIC)… Những chi phí này thường do hãng tàu thu và có thể không được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán.
- Chi phí thông quan & vận tải nội địa: Bao gồm phí dịch vụ hải quan, chi phí vận chuyển từ cảng về kho, phí nâng hạ container và các chi phí liên quan khác trong nước.
- Chi phí tuân thủ & ESG (nếu có): Như chi phí kiểm định, thử nghiệm, hun trùng, hoặc các khoản liên quan đến tiêu chuẩn môi trường – đặc biệt khi hàng hóa có định hướng xuất khẩu sang các thị trường yêu cầu tiêu chuẩn “xanh” như EU.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên dự trù thêm một khoản ngân sách dự phòng khoảng 5–10% tổng chi phí để chủ động xử lý các biến động như tỷ giá, phát sinh lưu kho – lưu bãi hoặc chậm trễ chứng từ.
V. Thẩm định rủi ro đối tác nước ngoài
Trong thương mại quốc tế, rủi ro gian lận hoặc đối tác không đủ năng lực là điều không hiếm gặp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thẩm định nhà cung cấp (Vendor Evaluation SOP) trước khi tiến hành giao dịch.
Một số biện pháp thẩm định cơ bản bao gồm:
-
- Yêu cầu đối tác cung cấp giấy phép kinh doanh, hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính hoặc các chứng nhận quốc tế (ISO…).
- Kiểm tra thông tin doanh nghiệp thông qua các dịch vụ báo cáo tín dụng quốc tế.
- Xác minh năng lực tài chính và uy tín thông qua hệ thống ngân hàng thương mại hoặc các kênh trung gian uy tín.
Việc thực hiện đầy đủ các bước thẩm định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro lừa đảo, mà còn đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho toàn bộ giao dịch nhập khẩu.
Giai đoạn 3: Đàm phán hợp đồng, vận tải và tối ưu chi phí
Đây là giai đoạn đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự am hiểu về thương mại quốc tế, đặc biệt là các điều kiện Incoterms, kỹ năng đàm phán hợp đồng và khả năng lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.
Việc tối ưu tốt ở giai đoạn này không chỉ giúp giảm chi phí vận tải mà còn tận dụng hiệu quả các ưu đãi về thuế và điều kiện giao hàng.
VI. Đàm phán Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) & Incoterms 2020
Hợp đồng ngoại thương là nền tảng pháp lý quan trọng trong giao dịch quốc tế, do đó cần được xây dựng chặt chẽ và đầy đủ các điều khoản cốt lõi như: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, quy cách đóng gói, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và cơ chế giải quyết tranh chấp (ưu tiên trọng tài quốc tế).
Điều kiện giao hàng (Incoterms 2020)
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, việc lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng kiểm soát lô hàng:
-
- Các điều kiện như CIF, CFR hoặc DAP thường được lựa chọn do người bán chịu trách nhiệm chính trong khâu vận tải. Tuy nhiên, đi kèm là rủi ro về việc bị động trong lịch trình hàng về và khả năng phát sinh chi phí Local Charges cao từ đại lý do người bán chỉ định tại Việt Nam.
- Để chủ động hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc đàm phán theo điều kiện FCA hoặc FOB. Khi đó, bạn có thể trực tiếp chỉ định hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển, từ đó kiểm soát tốt hơn chi phí và thời gian giao nhận.
Phương thức thanh toán
Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp giúp giảm thiểu rủi ro tài chính trong giao dịch quốc tế:
-
- Thư tín dụng (L/C) không hủy ngang: Phù hợp với các lô hàng có giá trị lớn, đảm bảo an toàn do ngân hàng chỉ thực hiện thanh toán khi bộ chứng từ đáp ứng đầy đủ điều kiện đã thỏa thuận.
- Chuyển tiền điện tử (T/T): Nên áp dụng linh hoạt, với mức đặt cọc ban đầu khoảng 20–30%. Phần còn lại chỉ nên thanh toán khi đã nhận được bản sao vận đơn (Copy B/L) và các chứng từ xác nhận hàng đã được xếp lên tàu.
VII. Tối ưu hóa thuế qua Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Việt Nam hiện đã tham gia nhiều Hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương và đa phương. Việc tận dụng các FTA này là một trong những giải pháp hợp pháp và hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí thuế nhập khẩu.
Để được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp phát hành Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) đúng mẫu và chính xác theo quy định. Một số mẫu C/O phổ biến gồm:
-
- Form E: Hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc
- Form D: Các nước ASEAN
- Form VK: Hàn Quốc
- Form EUR.1: Liên minh Châu Âu
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng cơ quan hải quan kiểm tra C/O rất chặt chẽ. Chỉ cần một sai sót nhỏ như lỗi chính tả, sai lệch thông tin, không đồng nhất mã HS giữa C/O và tờ khai, hoặc không đáp ứng tiêu chí xuất xứ… đều có thể khiến C/O bị từ chối.
Khi đó, doanh nghiệp sẽ không được hưởng ưu đãi thuế và phải áp dụng mức thuế nhập khẩu thông thường — với mức chênh lệch có thể lên đến hàng chục phần trăm, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận.
VIII. Tuyển chọn đối tác Logistics và đại lý khai thuê hải quan
Nghiệp vụ hải quan là một lĩnh vực mang tính chuyên môn cao, đòi hỏi kinh nghiệm thực tế để xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh tại chi cục. Đối với doanh nghiệp mới, việc tự thực hiện thủ tục thường dễ dẫn đến sai sót chứng từ và kéo dài thời gian thông quan.
Vì vậy, giải pháp hiệu quả là hợp tác với các Forwarder hoặc đại lý khai thuê hải quan chuyên nghiệp. Khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị:
-
- Có giấy phép đại lý hải quan do cơ quan chức năng cấp
- Có kinh nghiệm thực tế và được cộng đồng doanh nghiệp đánh giá cao
- Có khả năng xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan
Việc ủy thác cho đơn vị chuyên nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tiến độ thông quan mà còn giảm thiểu rủi ro về chứng từ. Đồng thời, đội ngũ nội bộ (kế toán, mua hàng…) có thể tập trung vào công việc chuyên môn như quản lý chứng từ và kiểm soát dòng tiền.
Giai đoạn 4: Thông quan hải quan và quản trị hậu thông quan
Khi hàng hóa cập cảng, bộ phận chứng từ cần đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ và truyền tờ khai để tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan (doanh nghiệp – đại lý hải quan – hãng tàu) sẽ quyết định trực tiếp đến tốc độ thông quan và chi phí thực tế của lô hàng.
IX. Rà soát bộ chứng từ nhập khẩu (Clean Documents)
Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế rủi ro phát sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi truyền tờ khai để đảm bảo tính đồng nhất và hợp lệ của toàn bộ hồ sơ.
Một bộ chứng từ hải quan tiêu chuẩn thường bao gồm:
-
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Lưu ý, cơ quan hải quan không chấp nhận Proforma Invoice cho mục đích khai báo.
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Áp dụng khi doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế
- Giấy phép nhập khẩu / Kết quả kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý
Việc rà soát kỹ bộ chứng từ giúp đảm bảo thông tin giữa các tài liệu (tên hàng, số lượng, mã HS, trị giá…) được thống nhất, tránh các sai lệch có thể dẫn đến việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc thậm chí bị xử phạt.
X. Truyền tờ khai điện tử và xử lý phân luồng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử thông qua các phần mềm chuyên dụng (phổ biến như ECUS/VNACCS). Dựa trên thông tin khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng kiểm tra đối với từng lô hàng.
Kết quả phân luồng thường gồm 3 mức độ:
-
- Luồng Xanh (Green Channel): Hệ thống miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Lô hàng được thông quan ngay sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Luồng Vàng (Yellow Channel): Hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ (trên hệ thống hoặc bản giấy). Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ chứng từ để chứng minh tính hợp lệ của lô hàng.
- Luồng Đỏ (Red Channel): Mức kiểm tra cao nhất. Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Doanh nghiệp cần bố trí nhân sự phối hợp, đồng thời phát sinh thêm chi phí như nâng hạ container, cắt chì…
Lưu ý về rủi ro tham vấn giá:
Trong trường hợp trị giá khai báo thấp hơn mức giá tham chiếu trong cơ sở dữ liệu của hải quan, lô hàng có thể bị đưa vào diện tham vấn giá. Khi đó, doanh nghiệp phải cung cấp các bằng chứng chứng minh tính minh bạch của giao dịch, bao gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng, sổ sách kế toán và các trao đổi thương mại (email, hợp đồng…).
XI. Lưu trữ chứng từ, báo cáo thuế và kiểm tra sau thông quan
Trách nhiệm của doanh nghiệp không kết thúc khi hàng hóa đã được đưa về kho. Giai đoạn hậu thông quan đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và kiểm soát rủi ro về thuế.
Theo quy định của Luật Hải quan và Luật Kế toán, toàn bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng nhập khẩu — bao gồm chứng từ hải quan, chứng từ thương mại và chứng từ kế toán — phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
Trong khoảng thời gian này, cơ quan hải quan có thể thực hiện kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp. Nội dung kiểm tra thường bao gồm việc đối chiếu giữa tờ khai hải quan với dữ liệu kế toán, sổ kho, chứng từ thanh toán quốc tế và tình hình sử dụng hàng hóa thực tế.
Do đó, việc lưu trữ chứng từ cần được thực hiện một cách khoa học và hệ thống. Các sai sót như thất lạc chứng từ gốc, số liệu kế toán không đồng nhất với dữ liệu khai báo… có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính và truy thu thuế với mức độ đáng kể.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý chứng từ rõ ràng, đồng thời nâng cao năng lực đội ngũ thông qua các chương trình đào tạo về kế toán, thuế và nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
XII. Dịch vụ nhập khẩu hàng hóa của Advantage Logistics
Advantage Logistics cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn ban đầu đến khi hàng hóa được giao tận nơi. Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, kiểm soát chi phí và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Dịch vụ của Advantage Logistics bao gồm:
-
- Tư vấn thủ tục nhập khẩu và chính sách mặt hàng
- Tra cứu và áp mã HS chính xác
- Hỗ trợ xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành
- Thực hiện khai báo hải quan nhanh chóng, đúng quy định
- Vận chuyển quốc tế (đường biển, đường hàng không)
- Vận chuyển nội địa và giao hàng tận nơi
Với quy trình chuyên nghiệp và đội ngũ giàu kinh nghiệm, Advantage Logistics cam kết mang đến giải pháp nhập khẩu hiệu quả, minh bạch và tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí: Mr. Thắng (SĐT/Zalo: 0938 732 380)
>> Thông tin liên hệ của chúng tôi:
-
-
- Địa chỉ: Lầu 3, 55-57 Nguyễn Văn Giai, phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Email: win@advantage.vn
- Hotline (cell/ zalo/ viber): 0938.732.380 (Mr.Thắng)
- Web: https://advantage.vn
-
>> Nhận báo giá các dịch vụ của Advantage Logistics tại đây:
>> Có thể bạn quan tâm:
