Quy Trình Xử Lý Booking Request Của Khách Hàng Tại Công Ty Forwarder

January 02 2024
BookingRequest + advantage

Booking Request là một thuật ngữ căn bản trong xuất nhập khẩu được hãng tàu phát hành cho bên Forwarder yêu cầu bên sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin theo form có sẵn. Vậy Booking Request là gì, quy trình xử lý tại công ty Forwarder diễn ra như thế nào? Advantage Logistics mời bạn đọc bài viết dưới đây để nắm rõ chi tiết nhé!

I. Khái niệm cụ thể về Booking Request

Booking Request là một thủ tục quan trọng trong ngành vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Đây là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu). Thông thường, khách hàng (người xuất khẩu/ nhập khẩu) sẽ lấy booking từ các Forwarder (công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa) hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu hoặc hãng máy bay.

Điều quan trọng nhất đối với thủ tục Booking Request là cần chọn đúng hãng tàu và hãng đó cần đảm bảo được thời gian vận chuyển hàng hóa đúng so với tiến độ, tránh tình trạng hàng về chậm.

BOOKINGconfirmation + advantage

Sau khi chấp nhận mức giá cũng như thống nhất về thời gian vận chuyển hàng hóa thì bộ phận kinh doanh của hãng tàu sẽ căn cứ trên yêu cầu đặt chỗ của khách hàng (Booking Request) để gửi yêu cầu đặt chỗ tới hãng tàu. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation hay còn được gọi là lệnh cấp container rỗng.

Sau khi tiếp nhận lệnh cấp, công ty giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp và đưa các container rỗng đến đóng hàng, và sau đó vận chuyển hàng đến cảng để đóng container. Tiếp theo là tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng đó.

II. Việc đặt Booking Request diễn ra như thế nào? 

Chủ của lô hàng sẽ dựa theo tiến độ hàng hóa của mình và lịch tàu chạy để đặt Booking. Thời điểm này gọi là Booking Request.

Và mỗi hãng tàu sẽ có một form riêng để yêu cầu Booking Request, có thể lên website điền thông tin hoặc gửi qua email nhưng phải đảm bảo cung cấp được các thông tin chính như sau:

    • Thông tin công ty xuất khẩu: Địa chỉ, người phụ trách, số điện thoại…;
    • Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy…;
    • Số lượng (Volume), tên mặt hàng (Commodity);
    • Điều khoản thanh toán cước: Trả trước (Freight Prepaid) hay trả sau (Freight Collect).

Khi Booking Request được nhà vận chuyển chấp nhận thì họ sẽ phản hồi lại xác nhận Booking Confirmation với các thông tin như sau:

    • Số booking, tên tàu;
    • Cảng bốc hàng POL (Port of Loading), cảng dỡ hàng POD (Port of Delivery), cảng chuyển tải (Port of Discharge);
    • Cut of time: SI + VGM.

Chủ hàng sẽ dùng Booking Confirmation này để duyệt lệnh, lấy container đóng hàng và làm thủ tục hải quan. Nhiều trường hợp chủ hàng sử dụng dịch vụ của các công ty xuất nhập khẩu thì họ chỉ cần cung cấp thông tin về hàng hóa, còn lại sẽ do các Forwader lo liệu.

bookingrequest + advantage

III. Quy trình xử lý Booking Request của khách hàng tại công ty Forwarder

Bước 1: Báo giá

Khách hàng điền vào Booking Request, thường mỗi công ty Forwarder sẽ có mẫu cho khách hàng điền hoặc nhân viên Sales cước sẽ trao đổi và ghi lại thông tin rồi điền giúp khách hàng, sau đó đưa cho khách hàng xác nhận. Từ các thông tin này, công ty Forwarder sẽ tìm các Shipping Line phù hợp. Quá trình này có thể diễn ra từ khoảng 3 cho đến 12 tiếng sau khi nhận được Booking Request.

Trên Booking Request sẽ gồm các thông tin cơ bản sau:

    • Vessel Name & Voyage (Tên tàu và số chuyến đi): Nếu khách hàng đã có dự định chuyến tàu muốn book;
    • Port of Loading (Cảng xếp hàng);
    • Port of Discharge (Cảng dỡ hàng);
    • Container Type (Loại Container);
    • Commodity (Mô tả hàng hóa);
    • Tonnage (Trọng tải);
    • Payment Place – (Prepaid/ Collect): Nơi trả cước, ai trả? Cước trả trước hay trả sau;
    • Stuffing Area – ( Shipper’s Premises/ Port Area ): Nơi nhận hàng có thể là tại kho nhà cung cấp, khu vực gần Cảng thường dùng trong trường hợp Hãng tàu nhận vận chuyển Inland cho lô hàng;
    • Stuffing Date: Ngày hàng đi dự kiến;
    • Who will Perform Oncarriagea: Ai làm vận chuyển nội địa nước nhập khẩu;
    • Adress Details: Địa chỉ.

Bước 2: Đàm phán

Chủ hàng sẽ đàm phán với bên Forwarder chi tiết về lịch tàu, cước tàu, giá tàu và những điều kiện giao hàng kèm theo. Sau khi thống nhất thì bên vận tải sẽ gửi lại.

Bước 3: Liên hệ xử lý thông tin khách hàng cung cấp

Forwarder sẽ cung cấp với khách hàng để xác nhận lại thông tin đã có trên booking. Sau khi chốt lại thông tin sẽ đặt chỗ chính thức với hãng tàu. Thực tế việc này sẽ được liên hệ qua mail.

forwardervietnam + advantage

Bước 4: Thuê vận chuyển nội địa

Trong Booking Request, dựa vào thỏa thuận của khách hàng sẽ biết Forwarder hay chủ hàng là người thuê vận tải trong cảng nội địa .

Bước 5: Thỏa thuận thêm nếu có

Thông thường thì Sale Forwarder sẽ thực hiện khai báo hải quan và sẽ theo dõi toàn bộ quá trình vận tải để mang hàng lên tàu.

Bước 6: Thực hiện gửi SI (Shipping Instruction) cho khách hàng

Forwarder sẽ yêu cầu chủ hàng gửi SI để làm bill nháp và gửi lại bill nháp này cho khách hàng xác nhận trước khi chốt làm bill chính thức.

Bước 7: Gửi thông tin đến hãng tàu làm Master Bill (MBL)

Forwarder sẽ cung cấp thông tin cho hãng tàu làm MBL.

Bước 8: Phát hành House Bill (HBL) cho khách hàng

Khi Forwarder nhận được MBL từ hãng tàu thì sẽ dựa vào đó để phát hành HBL cho chủ hàng. HBL chỉ có giá trị khai báo hải quan.

Bước 9: Gửi HBL gốc để nhận hàng

Gửi đầy đủ bộ Bill of Lading cho khách hàng, thường là 3 bản gốc và 3 bản sao, có đầy đủ chữ ký của Hãng tàu, nhà vận chuyển hoặc đại diện nhà vận chuyển.

Như vậy, dựa vào quy trình trên có thể tóm tắt rằng tất cả những gì khách hàng phải làm đó là: Đưa ra thông tin để nhận báo giá (Booking Request) –> Nhận Booking Confirmation –> Trả tiền dịch vụ. Các công đoạn hậu cần khác sẽ do Forwarder và Hãng tàu thực hiện.

Hy vọng với bài viết trên đây của Advantage Logistics, Quý Khách Hàng có thể nắm được quy trình xử lý thông tin Booking Request của các đơn vị Forwarder. Nếu có bất kì thắc mắc nào thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin đính kèm bên dưới để được tư vấn chi tiết nhé!

>> Thông tin liên hệ của chúng tôi:

>> Nhận báo giá các dịch vụ của Advantage Logistics tại đây: 

>> Có thể bạn quan tâm: 

Write a Reply or Comment

facebook zalo
(+84)909054866