8 Bước Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Cho Người Mới Bắt Đầu Các Bước Làm Thủ Tục Hải Quan Cho Người Mới Bắt Đầu

July 26 2021
Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập - Advantage Logistics

Những doanh nghiệp mới thành lập hoặc các cá nhân vừa bước chân vào ngành Xuất Nhập Khẩu – Logistics chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót khi làm thủ tục hải quan, đặc biệt là đối với những lô hàng đầu tiên. Thực tế thì quy trình làm thủ tục hải quan khá là phức tạp nên đòi hỏi mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp cần phải bỏ nhiều thời gian để nghiên cứu và thực hành mới có thể hiểu và thành thạo được.

Trong bài viết dưới đây, Advantage Logistics sẽ cung cấp đến bạn các bước chi tiết để có thể tự làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu của công ty mình, cụ thể là nhập khẩu hàng hóa theo loại hình kinh doanh bằng đường biển. 

1. Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa kinh doanh

Các bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu

Để có cái nhìn tổng quát hơn, bạn có thể tìm hiểu về thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu trước với 6 bước chính trong bài là:

        1. Các loại hình khi nhập khẩu hàng hóa
        2. Hàng cấm nhập, xin giấy phép?
        3. Ký hợp đồng ngoại thương
        4. Vận chuyển hàng hóa quốc tế
        5. Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
        6. Chuyển hàng về kho

Sau đó bạn hãy đọc thêm bài viết này để biết cụ thể các bước hơn cho thủ tục hải quan nhập khẩu ở mục 5 phía trên. Quy trình làm thủ tục hải quan đối với lô hàng nhập khẩu sẽ gồm 8 bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa 

Bộ chứng từ hàng hóa gồm:

        • Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
        • Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
        • Packing List (Chi tiết đóng gói)
        • Bill of Lading (Vận đơn)
        • Certificate of Origin (Chứng nhận xuất xứ hàng hoá)
        • Một số loại chứng từ khác có liên quan

Lưu ý: Cần chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các loại chứng từ, nếu thấy chưa hợp lý thì làm việc rõ với người bán đầu nước ngoài, nếu cần nên bổ sung, chỉnh sửa kịp thời. Với người mới bắt đầu thì bạn nên tìm hiểu về các chứng từ dưới là gì, dùng để làm gì, có những nội dung gì quan trọng. Đối với một số lô hàng có thể bạn sẽ phải cần đến CQ, CA, Fumigation Certificate, …gặp loại nào bạn nên nghiên cứu kỹ loại ấy.

Ngoài ra, sau khi đã kiểm tra thông tin và các số liệu trên mỗi chứng từ, bạn cũng nên đối chiếu số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo sự thống nhất và chính xác, đặc biệt là giữa Invoice và C/O.

Các chi tiết cần đối chiếu kỹ là:

        • Tên hàng, mô tả, đơn giá, số lượng hàng trên Commercial Invoice, Sale Contract.
        • Số kiện (Packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên Bill of Lading và Packing List.
        • Đối với C/O phải kiểm tra chi tiết từng ô và đối chiếu với các chứng từ khác như Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List. Nếu sai là rất dễ bị mất thuế vì sẽ không được hưởng ưu đãi đặc biệt.

bill of lading

Bill of Lading (Vận đơn) trong bộ chứng từ

Bước 2: Chuẩn bị và đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan

Hiện nay, các doanh nghiệp cần có chữ ký số để khai thuế nên bạn có thể dùng chữ ký số đã có, không cần phải mua thêm.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập thì cần phải mua chữ ký số mới. Sau khi mua, bạn phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử được. Bạn nên nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp luôn vì họ thường làm nhanh và miễn phí bởi nếu bạn tự làm thì sẽ rất mất thời gian. Còn nếu doanh nghiệp bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan thì bạn cũng có thể nhờ họ làm luôn.

Khi bạn tự đăng ký chữ ký số thì nên chú ý là phải đăng ký 2 lần (cùng của Tổng cục Hải quan) là:

        • Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để có thể truyền số container, số seal, C/O,… Làm xong sau vài tiếng hệ thống sẽ cập nhật.
        • Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS để truyền được tờ khai, nhưng thường là phải đợi đến hôm sau mới dùng chức năng này được.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem hướng dẫn trên website của Tổng cục Hải quan.

Sau khi đăng ký xong, bạn cần tải về phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan như các bước dưới.

Bước 3: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương thức sau:

        • Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cấp.
        • Chủ động xây dựng phần mềm theo tiêu chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại đây.
        • Sử dụng phần mềm được cung cấp bởi công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn. Phần mềm được sử dụng phổ biến nhất hiện nay để khai báo hải quan là của công ty Thái Sơn. Trang web công ty có hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng luôn, hiện phần mềm miễn phí truyền 20 tờ khai đầu tiên, sau đó sẽ thu phí theo hợp đồng.

phần mềm khai báo hải quan Ecus Vnaccs

Giao diện phần mềm ECUS Vnaccs của công ty Thái Sơn

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Các loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu là kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới,…. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng cần căn cứ vào quy định hiện hành để xem xét có cần kiểm tra chuyên nghành hay không (cần tìm hiểu kỹ để tránh rủi ro về thời gian và chi phí). Trường hợp phải kiểm tra chuyên nghành thì cần phải làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.

Thời điểm để làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến từ 1-2 ngày. Sau khi cơ quan chuyên ngành xem xét hồ sơ và thấy hợp lệ thì sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thường thì họ sẽ ghi và đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký đã nộp.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến A/N thì bạn có thể lên tờ khai rồi đó. Sử dụng phần mềm khai hải quan đã tải về để nhập thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn nên chuẩn bị thật kỹ, có thể tham khảo thêm kinh nghiệm của người đi trước để làm chính xác bước này.

Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết thì có thể truyền thử tờ khai. Nếu thông tin hợp lệ, lúc này tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử bạn nên kiểm tra các thông tin quan trọng như: mã loại hình, mã Chi cục Hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan,… Trường hợp nếu sai những thông tin quan trọng này thì buộc phải hủy tờ khai và không được truyền sửa tờ khai như những thông tin khác.

Sau khi truyền tờ khai chính thức, hệ thống sẽ tự động phân luồng:

        • Luồng xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm thủ tục là xong.
        • Luồng vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
        • Luồng đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Giờ bạn chỉ cần in tờ khai ra và chuyển sang bước tiếp theo.

phân luồng trong hải quan là gì

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc forwarder) phát hành cho đơn vị lưu giữ hàng tại cảng hoặc kho để giao hàng cho chủ hàng. Đây cũng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành và khi lấy hàng.

Các thông tin quan trọng trên D/O gồm: tên, địa chỉ, SĐT đơn vị phát lệnh, vận đơn gốc có phải xuất trình không, các loại phụ phí phải nộp.

Khi đến nhận hàng, bạn cần chuẩn bị tiền phí và các loại giấy tờ sau:

        • CMND: 1 bản photo
        • Bill of Lading (vận đơn): 1 bản photo (đầy đủ 2 mặt)
        • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản (có GĐ ký tên và đóng dấu ở mặt sau vận đơn)
        • Tiền phí: nộp tại ngân hàng

Đối với hàng hóa nguyên container FCL, nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (free DEM) thì bạn cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng.

Lệnh giao hàng D/O

Lưu ý: Bạn cần phân biệt giữa lệnh giao hàng D/O của forwarder và của hãng tàu, tương ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of lading (MBL).

Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ cần đến hãng tàu (shipping lines) lấy lệnh.

Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) để lấy lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và cược vỏ container. Cũng nhiều khi, forwarder đã lấy lệnh hãng tàu rồi, lúc đó bạn chỉ cần đến hãng tàu cược vỏ là xong.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan

      • Đối với tờ khai được phân luồng xanh

Bạn chỉ cần in tờ khai trên phần mềm và tờ mã vạch từ website của Tổng cục Hải quan, rồi đem đến hải quan giám sát để làm thủ tục là xong. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoặc cá nhân nên chuẩn bị thêm bộ hồ sơ như yêu cầu của luồng vàng để đề phòng hải quan muốn hỏi thêm.

      • Đối với tờ khai được phân luồng vàng

Bạn cần chuẩn bị:

        • Giấy giới thiệu của công ty
        • Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
        • Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): 1 bản chụp
        • Bill of Lading (Vận đơn): 1 bản chụp có dấu của doanh nghiệp và dấu của hãng vận chuyển (hãng tàu hoặc forwarder)
        • Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế, hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
        • Certificate of Origin C/O (Chứng nhận xuất xứ hàng hoá): 1 bản gốc (nếu có)
        • Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng buộc phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
        • Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản scan Certificate of Quality – CQ, Certificate of Analysis – CA, Health Certificate, …

Lưu ý: Ngoài ra, doanh nghiệp hoặc cá nhân cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình khi cần như Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Chi tiết đóng gói (Packing List), và các chứng từ liên quan khác như catalog, hình ảnh,… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.

      • Đối với tờ khai được phân luồng đỏ

Trong trường hợp này bạn cần chuẩn bị chứng từ cho 2 nghiệp vụ dưới:

        • Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn cần chuẩn bị chứng từ giống như luồng vàng ở trên.
        • Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): bạn cần chuẩn bị thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng hoặc kho gồm: giấy giới thiệu, lệnh giao hàng (vẫn còn hạn) đã lấy ở bước 6.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thì đem xuống Chi cục Hải quan để làm thủ tục.

quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập

Bước 8: Tiến hành làm thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan

      • Thủ tục thông quan nhập khẩu đối với tờ khai được phân luồng xanh

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, sau đó in tờ khai đem đến hải quan giám sát để hoàn thành thủ tục. Bên cạnh đó, nên đem theo bản photo của những chứng từ khác có liên quan như Invoice, Packing List, B/L…phòng khi hải quan hỏi thêm.

      • Thủ tục thông quan nhập khẩu đối với tờ khai được phân luồng vàng

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Một vài trường hợp có thể xảy ra như sau:

        • Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, chuẩn chỉnh thì hàng sẽ được thông quan.
        • Nếu hồ sơ có những điểm chưa hợp lý thì bạn buộc phải giải thích và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu giải trình hợp lý, họ sẽ xem xét cho thông quan.
        • Trường hợp bạn giải thích không hợp lý, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, nên nhờ ai ở văn phòng để truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Nếu tờ khai đã sửa hợp lý, Hải quan sẽ thông quan cho bạn. Nếu chưa, thì sẽ lặp lại các bước trên cho đến khi hoàn tất.
        • Trường hợp bạn giải thích và tài liệu không đủ thuyết phục, hoặc Hải quan nghi ngờ có gian lận trong việc khai báo thì cán bộ hải quan sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo để chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng đỏ). Thường thì trường hợp này rất ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra đối với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao.

Thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

      • Thủ tục thông quan nhập khẩu đối với tờ khai được phân luồng đỏ

Trước hết, hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy cũng giống như luồng vàng vậy. Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ thì hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa).

Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy lỗi sai trong khai báo như thừa, thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại Chi cục giải quyết để thông quan cho lô hàng.

Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của Tổng cục Hải quan và trình lên hải quan giám sát tại cảng hoặc kho để hoàn thành thủ tục.

Hải quan sẽ dùng thiết bị đọc mã vạch để check rồi ký giấy. Vậy là đã xong phần thủ tục hải quan.

Cuối cùng, bạn chỉ cần đem theo lệnh vào cảng hoặc kho để làm thủ tục đổi lệnh và giao cho xe kéo hàng.

Lưu ý: Hạn lệnh của hãng tàu với hàng nguyên container nếu hết hạn thì phải gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.

quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển

2. Dịch vụ thủ tục hải quan của Advantage Logistics

Bài viết trên đây ắt hẳn đã phần nào giúp các bạn hiểu thêm về trình tự chi tiết để có thể tự làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu theo loại hình kinh doanh bằng đường biển. Nhưng nếu bạn vẫn còn nhiều băn khoăn và chưa tự tin về khả năng của mình, đồng thời bạn cũng muốn học hỏi thêm về nghiệp vụ thực tế từ các doanh nghiệp đi trước thì bạn có thể thuê các dịch vụ làm thủ tục hải quan ở bên ngoài.  

Advantage Logistics tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ Thủ Tục Hải Quan trọn gói uy tín, nhanh chóng, chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả tại TP.Hồ Chí Minh cho các doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu trong khu vực và các tỉnh lân cận. 

Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp làm thủ tụcxin các loại giấy tờ kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm tra vệ sinh ATTP, kiểm tra an toàn chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới,… và làm báo cáo quyết toán tờ khai hải quan loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu.

Ngoài ra chúng tôi cũng có thể xin C/O tất cả các loại, khai thuê hải quan, làm thủ tục hải quan tất cả các loại hình với mức chi phí tối ưu, và rủi ro tối thiểu trong quá trình thực hiện.

Vậy nên đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi ngay từ bây giờ để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất có thể bạn nhé!

Tổng hợp từ nhiều nguồn

>> Thông tin liên hệ:

? Địa chỉ: Lầu 7, tòa nhà WMC, 102ABC Cống Quỳnh, phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam

? Email: nicky@advantage.vn / win@advantage.vn

Hotline (cell/ zalo/ viber): 0909054866 (Mr.Quyền) / 0938732380 (Mr.Thắng)

? Web: https://advantage.vn

>> Nhận báo giá các dịch vụ của Advantage Logistics tại đây: 

>> Có thể bạn quan tâm: 

[:]

Write a Reply or Comment

facebook zalo
(+84)909054866